Как с помощью ручки и бумаги упорядочить свою жизнь
Даже если вы творческая личность и хаос – ваша стихия, время от времени возникает необходимость каким-то образом дела упорядочивать и успевать их делать вовремя.
Физики даже придумали величину, измеряющую величину беспорядка. Энтропия – мера хаоса в системе. Так вот, эта величина не отрицательная и всегда увеличивается в системах, в которых не поступает энергия извне. Если перевести это утверждение на обычный язык – это означает, что бардак имеет тенденцию нарастать, если не прикладывать усилий, чтобы навести порядок. В поисках подтверждения можете заглянуть в свой шкаф или ящик с бумагами.
Вывод однозначный. Если вы хотите добиться порядка в делах, придется напрягаться, чтобы этот порядок создать и поддерживать. Зато есть и хорошие новости: человечество изобрело немало способов, чтобы разобраться с хаосом и упорядочить жизнь. Для большинства из них нужны только ручка и бумага.
Линейный подход
Символ этого подхода – еженедельник в линеечку. Предполагаю, что в мире продается по меньшей мере 7 миллиардов еженедельников в год, чтобы хватило всем, даже младенцам. Есть немало людей, которые способны свои текущие дела записывать в столбик каждый день, потом по порядку их переделывать. Такие организованные люди меня всегда восхищали. И всегда, без исключения, это были мужчины. Подозреваю, фокус в том, что рабочие дела хорошо выстраиваются по порядку, а то, что придя домой, нужно максимум выгулять собаку и выбросить мусор – можно не записывать.
Женский ежедневник пытается удержать внутри как минимум три потока событий: работа, дом, я сама. Поэтому дела в один столбик не умещаются. Записи скачут, переносятся стрелками с места на место, неожиданно возникают, перемешиваются и растут как снежный ком. Как научиться записывать так, чтобы потом можно было разобраться, что к чему, в каком порядке и во сколько?
Запасная записная
Позвольте всему этому хаосу поселиться в отдельном блокноте. Итак, у вас есть ежедневник с упорядоченными по времени делами, встречами и телефонами. И запасной блокнот, где от структуры остается только дата, а вся остальная информация «сваливается» по мере возникновения. Сюда попадают вопросы, обсуждаемые на совещаниях, телефоны деловых партнеров и парикмахера, которого посоветовала подруга, расписание приема стоматолога и сроки сдачи отчетов, список делегации из Казахстана и «купить корм кошке». Ваш личный хаос – это ваша личная запасная записная книжка. Только не забывайте время от времени важные телефоны и даты переносить в красивый аккуратный деловой ежедневник.
Кстати, чего еще не хватает таким ежедневникам? Более общей картины. Мне бы хотелось иметь в нем несколько страниц, где виден месяц целиком. Удобно отмечать значимые даты или вычеркнуть заранее две летних недели и написать большими буквами «ОТПУСК». Поэтому я лично предпочитаю блокнот, страницы в котором можно расчерчивать по своему усмотрению.
Безумный ежедневник
Если вам совсем не подходит ежедневник в линеечку, вы заняты во многих проектах, у вас творческая работа или просто не любите записывать дела в столбик – расслабьтесь и позвольте своему ежедневнику быть безумным. Хотите рисовать на его страницах планы на неделю в виде интеллект-карт – рисуйте. Хотите размечать разноцветными маркерами информацию, относящуюся к разным проектам – пожалуйста. Делайте так, как вам удобно.
Мне, например, удобно раскрыть чистый разворот, символизирующий предстоящий день, провести одну линию для колонки слева и еще одну линию, отделяющую колонку справа. Посередине оставить чистое поле. Именно на это белое пространство я в хаотичном порядке записываю те дела, которые нужно сегодня переделать (все дела, не только рабочие). Потом из всего этого хаоса выписываю в левую колонку задачи «позвонить» и «мелочи». В правую колонку «быть во время» отправляются дела точно ориентированные по времени. После этого я окидываю взглядом все поле в поиске ответа на вопрос «Что самое важное?». Не срочное, не глобальное и не занимающее пять минут, а именно ВАЖНОЕ. И полагаюсь при этом не на логику, а на внутреннее чувство.
Дайте вашему подсознанию сделать свою работу. Оно отвечает за выделение главного и второстепенного.
Обвожу эти три дела (максимум – пять) в прямоугольники, решаю, чем займусь в первую очередь и ДЕЛАЮ, не забывая «позвонить» и «быть во время».
Таким образом, картина дня может меняться, но она всегда остается у меня перед глазами.
Планируйте как президент Соединенных Штатов
Для любителей логического, а не интуитивного подхода есть другие методы. Например, попробуйте использовать квадраты Эйзенхауэра для ранжирования длинного списка дел и выделения приоритетов по критериям «важно» и «срочно».
Масса дел в важном и срочном? Это аврал. Концентрируйтесь на важном и не срочном – это ваши перспективы, которые никто за вас не обдумает.
Срочно и неважно – это текучка, делегируйте, т. е. найдите тех, кто сделает эти дела за вас.
Не срочно и не важно – не тратьте на это время, позвольте себе эти дела не делать, отправьте их в мусорную корзину.
Как известно, всех дел не переделаешь. Да и не нужно. Надеюсь, все эти приемы с записью и сортировкой дел помогут вам более эффективно организовать вашу жизнь, успевать больше и не утонуть в ежедневном хаосе. Вряд ли наступит время, когда все дела закончатся, однако можно предположить, что в вашей жизни начнут возникать интересные моменты. Когда зная, сколько всего можно успеть сделать за час, вы будете способны махнуть на все рукой и со спокойной совестью потратить этот час на «ничегонеделание». Потом ускоритесь, а сейчас – перерыв!
Рекомендовать:
Большинство дел я вообще не делаю. То забуду, то посчитаю не важным, то вообще лень. Научите меня планировать!!!
Аня, вы пока просто не нашли свой способ планирования. Ясно, что "записывать" вам не подходит. Надеюсь, что-то в вашей жизни все-таки что-то происходит. Скорее всего, это именно тот объем дел, которые вы хотите впускать в свою жизнь, делать, а остальное можно и "забыть". На самом деле, когда сильно припрет и будет необходимо делать больше и быстрее, вы обязательно изобретете свой способ планировать. Успехов.
все равно забываю или не успеваю все сделать. Эх, может, я слишком творческая личность?! ))
Думаю, дело не в творчестве, а рациональной организации своего времени. Это просто не так легко осуществить.